자료인가 사료인가 – 효율적인 문서 정리 방법

자료인가 사료인가 – 효율적인 문서 정리 방법

이 글은 NPOpia에서 주최한 세미나에서 강의했던 원고입니다.

 

개요

우리는 매일 문서를 작성하고 저장한다. 문서를 작성하는데 들이는 정성과 시간을 비용으로 환산한다면 상당할 것이다. 그런데 그렇게 힘들여 작성한 문서는 제출과 동시 사장되는 경우가 많다. 그렇게 되는 이유는 다음에 필요할 때 다시 찾아보기가 어렵기 때문이다. 분류되지 않고 정리되지 않은 자료는 쓸모가 없다.

이번 강의에서는 자료가 사료가 되지 않도록 정리하는 방법에 대해서 배워볼 것이다.

 

업무의 분석

  1. 내가 작성하고 있는 문서는 다음에 다시 참고할 만한 자료인지 판단하라.
  2. 반복되는 업무와 1회성 업무를 구분한다.
  3. 나만 아는 암호같은 파일명은 No! 누가 봐도 알 수 있는 사전같은 파일명 OK!
  4. 함께 일하는 동료들과 어떤 방식으로 문서를 정리할 지를 의논하고 서로 공유하는 파일 분류의 체계를 만들라.

 

컴퓨터 파일 관리 지침

1. 바탕화면 정리하기

  1. 정말 필요한 프로그램 혹은 폴더를 놓되 최대 1줄 이상 배열하지 않는다.
  2. 여러 개의 아이콘을 바탕화면에 배치해야 한다면 빠른 실행 도구 모음(윈도우)이나 Dock(Mac)을 활용한다.
  3. 빠른 실행 도구 모음 관련 글 : http://snoopybox.co.kr/766

 

2. 업무 별로 분류하라.

  1. 일정하게 반복되는 업무(주간, 월간 보고 등)
  2. 프로젝트 단위로 진행되는 업무
  3. 작성 ➭ 수정 ➭ 제출 후 다시 볼 필요가 없는 경우 과감하게 삭제

 

3. 파일 저장 방법

  1. 파일명 기록 방법 : [ 업무_세부사항_날짜 ] 순으로 기록한다. 귀찮아도 습관을 들여야 한다.
  2. 파일을 새로 만들면 일단 저장하고 시작하기 : 문서 작성을 마치고 저장하는 습관은 공들여 작성한 문서를 날려버릴 위험성도 있고, 마지막은 늘 집중력이 떨어지기 마련이다.
  3. 약속된 방식으로 지정된 폴더에 저장하기
  4. 정기적으로 정해진 양식으로 작성해야 하는 문서의 경우 약속된 템플릿을 반드시 사용한다.
  5. 지정된 문서 서식을 지키는 것도 도움이 된다. (글꼴의 종류, 크기 등)

 

4. 폴더 관리

  1. Nesting한 폴더 트리를 만들어 관리한다.
  2. 폴더 안에 폴더, 세부 내용 폴더
  3. 프로젝트를 진행하면서 연관된 문서를 하나의 폴더에 저장하는 것은 효율적이지 않다.

 

nesting-folder-tree

 

  • 담당 업무의 수가 많지 않다면 프로젝트별로
  • 여러 업무를 단계별로 비교하고 진행해야 하는 매니저급이라면 업무별로 분류

 

5. 매일 정리하는 것이 부담된다면, 정리하는 날짜를 정하라.

  1. 꼼수!! – 퇴근 전 파일 정리가 칼퇴를 방해한다면? 매일 아침, 업무 시작 전에 폴더를 정리하기

 

 

 

체계적인 문서 정리를 돕는 도구

1. 협업 도구(그룹웨어 활용)

  • Teamoffice ( http://www.teamoffice.com )
    • 프로젝트별 업무 구성
    • 담당자별 업무 배당
    • 각 업무별 보고서 및 저장되는 파일의 히스토리 관리
    • 프로젝트 진행율 확인
    • SMS, 가입된 멤버간 쪽지 기능
    • 스마트폰 앱 기능 지원
    • 완료된 프로젝트 별도 관리 – 추후에 참고하기 좋다.
    • 유료 서비스
  1. 다양한 그룹웨어가 있고 지불해야 하는 비용도 다양하다.
  2. 그룹웨어 변경 시 기존 자료의 전환이 어렵다.

 

2. 네트워크 아카이브 구성

  • 사용 중인 컴퓨터 중 1대에 공유폴더를 만드는 방법은 비추천
  • 네이버 N드라이브 / 구글 Drive / dropbox와 같은 클라우드 서비스 이용
  • 소규모 웹하드 구성(외부에서도 인터넷으로 접속 가능)

 

 

좀 더 나은 방법

  1. 워드프레스의 활용
  • 소규모 웹하드에 워드프레스를 설치해서 인트라넷 개념으로 사용
  • 도메인을 설정해주면 외부에서도 접속 가능

 

  1. 워드프레스를 추천하는 이유
  • CMS의 설치 및 설정이 비교적 쉬워서 시스템 구축 비용이 비교적 적게 든다.
  • 일단 한번 만들어 놓으면 별도의 관리가 거의 필요 없다.
  • 문서 검색을 위한 효율적인 체계를 제공한다. ( 카테고리, 태그 )
  • 업무 환경에 따른 커스텀 사용 환경으로 제작 가능
  • 문서 작성을 위한 꽤 괜찮은 글쓰기 도구를 웹 상에서 제공한다.
  • 일관된 문서 작성을 위한 템플릿 생성이 자유롭다.
  • SNS, 각종 메시징 앱과 연동 가능 (카카오톡, 텔레그램, 밴드 등)
  • 구글 Drive와 함께 연동하여 사용하면 온라인 설문 조사 및 결과 정리를 자동으로 엑셀로 정리

 

  1. 연간 100만원 정도의 예산이 있다면 아마존웹서비스를 활용하여 워드프레스 운영
  • 아마존 웹서비스는 서버 호스팅의 개념
  • 웹서버, 파일 서버 등 다양한 기능의 서버를 제공
  • 사용한 시간만큼 과금
  • 빠른 성능, 안전한 백업, 간편한 용량 증설

 

실습 wordpress.com에 워드프레스 샘플 사이트 만들기

 

원고 다운로드 : 강의_자료인가 사료인가_20141030_NPOpia (PDF)

NPOpia 안내지 : 2nd NPOpia br

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